TEMA 9. OFICINA VIRTUAL

9.1 Conceptualización

Un espacio virtual e intangible donde se llevan a cabo tareas de negocios como si se tratase de una oficina física. Principalmente las oficinas virtuales van enfocadas a prestar servicios a los clientes, es decir que una oficina virtual puede ofrecer productos y servicios sin hacer uso de los medios tradicionales, lo cual puede llegar a ser mucho más eficiente, ya que los clientes pueden acceder a la información o servicios las 24 horas del día. Sirven para empresas extranjeras, medianas y pequeñas, además de también para profesionistas y emprendedores que desean reducir los costos y contar con un domicilio para su empresa o negocio.
Las oficinas virtuales son muy comúnmente para tener presencia en diversos lugares, sin la necesidad de contar con un espacio físico, que a menudo suele ser muy costoso.
Hoy en día existen miles de empresas de servicios como son los centros de negocios que ofrecen paquetes de oficinas virtuales que se adaptan a todas las necesidades de sus clientes, además de que muchas de ellas te permiten hacer uso de salas de conferencias y lugares físicos donde recibir a tus clientes.
Sin duda el elegir una oficina virtual si estas comenzando con tu negocio ó si deseas tener presencia en otras ciudades es una gran jugada, ya que podrás reducir los costos a un mínimo comparado con una oficina físicas.

9.2 Aplicaciones de la oficina virtual

Uno de los grandes elementos que se necesitan para sobrevivir en el mundo de los negocios es la capacidad de movilidad y de adaptación. La renta de oficinas virtuales está cobrando cada vez más presencia dentro del campo de las bienes raíces.
Podemos tener en la palma de la mano todo lo que necesitamos para administrar  y crear un negocio. La capacidad de los terminales móviles te permite no tener que depender de estar  atado a tu oficina para trabajar. Existen ciertas aplicaciones que puedes tener instaladas en tu Smartphone o tablet.

Microsoft Office: Con ella podemos visualizar y editar documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones creadas desde el escritorio en otros equipos.

Aplicaciones de facturación: Podemos facturar, introducir gastos, enviar presupuestos desde nuestros dispositivos móviles. Además también tiene la posibilidad de consultar los datos aunque no tengamos conexión, algo que puede resultar muy práctico para no depender de nuestra tarifa de datos para la consulta. Al recuperar la conexión, la aplicación se sincronizará y actualizará sus datos.

Evernote Bussines: Comenzó como un software orientado al ámbito estudiantil o de investigación. Se encargaba de la recolección de nota, links o bibliografías, videos u otros recursos que se verían reflejados en algún documento o para coordinar proyectos personales. Se ha convertido en una especie de navaja suiza para los profesionales.

Trello: Trabaja por medio de un board o pizarra que contiene una serie de listas, cada una con su función específica. Crea recordatorio o envía alertas al correo electrónico cuando se le ha asignado una tarea a un miembro en específico o cuando esta cerca la fecha de entrega.

Teambox o Redboth: Es un software que fue desarrollado con una interfaz flexible, esto quiere decir que cualquier empresario puede hacer uso de ella fácilmente. Esto permite que se introducción se extienda en ramas comerciales mucho más amplias.

La plataforma cuenta con unos planes para pequeñas, medianas y grandes empresas. Su interfaz es muy parecida a la de Trello, pues trabaja por medio de Board pero en esta plataforma hay más libertad y diversidad al momento de crear cada una de las líneas de trabajo.

Además cuenta con un grupo de chat instantáneo y un servicio de video llamadas. El mismo software genera reportes de los avances de cada una de las etapas de los proyectos, y en paquetes más avanzados, una sola cuenta puede contar con varias organizaciones, apta para aquellos multi empresarios que de pronto se pierden en el control de sus múltiples negocios.

Teamlab: Es un portal que funciona más como una red social, pero orientada a la gestión de proyectos laborales, sin embargo, dándole un lugar muy importante al sentido de pertenencia de un equipo de trabajo, como ya habíamos mencionado anteriormente.

En esta plataforma no sólo se encuentra la opción del manejo o coordinación de proyectos, sino que se pueden crear blogs en los que cada uno de los departamentos puede colgar noticias importantes para toda la comunidad empresarial.

También se pueden crear foros de discusión en donde pueden participar todos los colaboradores sobre ciertos temas específicos. Incluye la opción de chat interno de todas las actividades empresariales. Este software está enfocado a las pequeñas y medianas empresas.

Las reuniones en tiempo real: Son vitales para todos aquellos que tienen oficinas virtuales. En algunas ocasiones no podemos contar con todos los colaboradores en las instalaciones físicas, por lo que necesitamos un servicio que nos permita estar en contacto con ellos durante las reuniones.

 

Skype podría parecer la opción más razonable, sin embargo también está disponible Join.me, un servicio que se especializa en las reuniones empresariales. Por medio de este servicio se puede obtener una calidad alta de audio, además de tener la opción de grabar cada una de las reuniones.

Uno de los problemas de Skype es que al aumentar la cantidad de participante la llamada puede caerse pero en Join.me se pueden tener hasta 250 participantes en línea.

Apps de impresión: Muchas veces, necesitamos los documentos en papel. Si los tenemos almacenados en nuestro Smartphone o accesibles desde ellos es muy sencillo imprimirlos si tenemos la app de nuestra impresora. Cada marca tiene la suya propia que se encarga de encontrar las impresoras que hay en red y las enlaza con nuestro teléfono. 

WhatsApp: Muchas de las comunicaciones que se hacen en la empresa con clientes, entre colegas de trabajo o con proveedores se realizan utilizando la mensajería instantánea. WhatsApp es la app más utilizada para ello, aunque a nivel profesional tenga sus inconvenientes, la inmediatez que nos proporciona es fundamental para facilitar la comunicación hoy en día.




 

9.3 Ventajas y desventajas de oficina virtuales

Ventajas:

Menor costo de instalación: La compañía no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas debido a que algunos empleados están trabajando en otro lado. Esto permite reducir costos en alquiler y expansión de oficinas.

Menor costo de equipos: En lugar de proporcionar equipos de oficinas a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran pare de equipo de forma similar como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.

Menos interrupciones en el trabajo: cuando existen fenómenos naturales o colapsan los medios de transporte esto impide a los empleados trasladarse, paralizándolas actividades de la organización.

Contribución social: Permite a la empresa contratar a personas que de otra manera no tendría oportunidad de trabajar. Las personas con discapacidad, los adultos mayores y los padres con hijos pequeños son los más beneficiados ya que pueden trabajar desde la comodidad de su hogar.

Ahorro de dinero: Ahorro no solo en inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino, en todos los costos de operaciones habituales.

En todo momento y en todo lugar: Puedes realizar las actividades cotidianas desde cualquier parte del mundo y en horario elegido.

Horarios flexibles: Para muchas personas trabajar desde su casa o el lugar elegido es una ventaja porque se trabaja más cómodo y además hay flexibilidad horaria. Esto permite también atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad.

Reducción de tiempo y eventualidad: En algunos casos, aumenta la productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina física. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos o de tránsito.

Desventajas:

Dependencia de internet: La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión.

No todos son capaces de virtualizar: No todas las actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto y ¡no todas las personas son capaces de trabajar virtualmente, trabajar desde casa requiere de organización, auto motivación y orientación a resultados.

Dificultades de comunicación: Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente.

Baja personalización: Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio.

Dificultades para controlar y coordinar: La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resulta tan sencilla. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

Temor a perder el trabajo: Puesto que el trabajo del empleado se realiza con independencia de la operación de la compañía y los empleados fácilmente pueden comenzar a sentir que no son indispensable y que son reemplazables por cualquier persona que pueda utilizar una computadora y un modem.

Decaimiento en el ánimo: La ausencia de retroalimentación positiva que se generan a través de una interacción cara a cara con supervisores o iguales. Otro factor es que los resultados de los trabajadores a distancia suelen ser menores que los que trabajan en una oficina fija.

Tensión familiar: Si hay tensión familiar en la casa el trabajador no puede escapar de ellos, aumentando así la preocupación y no puede concentrarse en el trabajo asignado.